Soms is het fijn om in een formulier aanvullende vragen te stellen. Bijvoorbeeld dieetwensen, shirtmaat, enz.
Bij ‘Instellingen’ aan de linkerzijde kun je deze eigen velden aanmaken en je kunt kiezen uit verschillende formats, zoals een tekstveld, meerkeuze of aankruisvakjes (en anderen).

De eigen velden zijn automatisch beschikbaar in álle formulieren (bestaande en nieuwe). Je kunt ook altijd een download maken van de eigen velden, zie hieronder bij ‘exports’

In het verlengde van ‘eigen velden’ kun je ook Labels aanmaken. Die labels worden gekoppeld aan een vrijwilliger door jou als organisator (niet door vrijwilligers zelf). Zo kun je bijvoorbeeld mensen als ’teamhoofd’ labelen, of als ‘nieuwe vrijwilliger’ om maar een voorbeeld te noemen.

Het toepassen van labels doe je bij de vrijwilligers zelf door op de naam van een vrijwilliger te klikken in één van de overzichten en vervolgens ‘Wijzig vrijwilliger’ te kiezen.

Je kunt een export maken van de vrijwilligers die voorzien zijn van een labels. Zie hieronder bij ‘exports’

Bij de ‘Activiteiten’ kun je via het filter (wat naast ‘nieuw team’ staat, gemakkelijk de volgorde wijzigen. Alfabetisch of volgens een eigen volgorde door de teams naar boven/beneden te slepen.
Dit bepaald de weergave in het dashboard.

De volgorde op het inschrijfformulier kun je aanpassen in de formulieren zelf, onder de ‘registratie informatie’ kies je welke teams in het formulier moeten worden weergegeven en daarnaast kun je via de ∧ en de ∨ knoppen de volgorde aanpassen.

Bij het aangemaakt formulier zie je de naam van het formulier de ‘Url’ beschikbaar als link.
Klikken op ‘naam’ is voor jouw als organisatie om zaken te wijzigen binnen het formulier.

De ‘Url’ is voor jouw vrijwilligers. Die link plaats je op je website, socials of in je mail die je stuurt naar vrijwilligers en daar kunnen zij zich inschrijven.

Bij ‘Alle inschrijvingen’ aan de linkerzijde krijg je een overzicht van álle inschrijvingen binnen jouw organisatie. Dat zijn dus de inschrijvingen die bij álle activiteiten horen (totaaloverzicht). Via de ‘Filters’ kun je altijd finetunen binnen het overzicht.

Je kunt hier ook altijd handmatig een ‘nieuwe inschrijving’ toevoegen die je bijvoorbeeld per mail of telefoon hebt ontvangen, of als je een vrijwilliger die zich eerder heeft aangemeld (bij een andere activiteit) wilt toevoegen aan een (nieuwe) activiteit.

Bij ‘Alle vrijwilligers’ aan de linkerzijde krijg je een overzicht van alle vrijwilligers die zich (ooit) bij jouw organisatie hebben ingeschreven. Hier kun je ook een nieuwe vrijwilliger inschrijven.

Door op de ‘naam’ te klikken krijg je een overzicht van de vrijwilliger én de optie om de vrijwilliger te wijzigen (of te verwijderen). Wijzigen doe je om bijvoorbeeld een label of een notitie toe te wijzen aan de vrijwilliger of om contactgegevens te wijzigen

Als een vrijwilliger zich heeft ingeschreven ontvang deze een bevestiging. Onderaan de bevestiging staat een balkje ‘wil je iemand uitnodigen ook vrijwilliger te worden’. Hiermee zorg je voor versprijding van je formulier door de vrijwilligers zelf dus spoor ze aan dat te doen!

Via de linkerzijde ‘Rooster’ kies je voor een activiteit. Vervolgens kies je voor welk team je het rooster wil inzien.
Hier krijg je een overzicht van alle diensten die bij het team horen. Daar zie je overzichtelijk hoeveel plekken er nog beschikbaar zijn binnen de dienst.

De planning wijzigen kan gemakkelijk in het Rooster door een vrijwilliger binnen een dienst toe te voegen of te verwijderen. Het ís mogelijk om de maximale capaciteit van een dienst hier te overschrijden door ‘extra posities’ toe te voegen.

Als je ervoor kiest om een vrijwilliger toe te voegen krijg je direct alle vrijwilligers te zien die zich hebben ingeschreven bij deze activiteit.

Komt een vrijwilliger niet voor in de activiteit, dan kun je altijd via ‘Alle inschrijvingen’  een ‘Nieuwe inschrijving’ maken. Bij de 1e stap kun je dan kiezen voor een ‘bestaande vrijwilliger’ en vervolgens kun je kiezen uit alle vrijwilligers die zich ooit bij jouw organisatie hebben ingeschreven.

Het koppelen van de vrijwilliger aan een dienst doe je dan weer in het Rooster.

Bij het ‘Rooster’ overzicht kun je altijd een ‘export naar excel’ doen. Je krijgt dan een totaaloverzicht van alle diensten en in de daaropvolgende tabbladen zijn de invullingen per dienst in te zien.
Hier zie je ook de verschillende ‘eigen velden’ terug en de opmerkingen die vrijwilligers zelf gemaakt hebben bij de inschrijving.

Deze roosters kunnen gemakkelijk intern worden doorgestuurd of geprint.

Via ‘instellingen / Eigen velden’ zie je alle velden die je hebt aangemaakt. Heb je bijvoorbeeld een veld ‘shirtmaat’ aangemaakt dan is het prettig om die te hebben bij de uitgifte van de shirts.

Door op het ‘hamburgermenu’ onder ‘acties’ te klikken op ‘export antwoorden’ krijg je een overzichtelijke lijst van het geheel.

Vergelijkbaar als bij ‘eigen velden’ klik je bij de labels op het hamburger-menu onder ‘acties’ dan zie je overzichten van de vrijwilligers of inschrijvingen waarbij dit specifieke label is toegepast

Bij zowel ‘alle inschrijvingen’ als ‘alle vrijwilligers’ kun je een export maken door de velden aan te vinken waarvan je een download wil maken. Selecteer de gewenste regels óf selecteer alles via het ‘bovenste vinkje’.

Vervolgens verschijnt de button ‘bulkacties’ waar je verschillende opties hebt om jouw gewenste download te maken.

Bij het aanmaken van je activiteit heb je onderaan misschien de optie gezien om een herinneringsmail te sturen. Dat is een gemakkelijke manier om automatisch iedereen te reminden.

Je kunt aangeven hoeveel dagen vooraf de mail gestuurd moet worden en je kunt daar een aantal variabelen toepassen, bijvoorbeeld ‘Application’ waarmee de ontvanger de link naar zijn/haar inschrijving ontvangt. Zo kunnen vrijwilligers snel zien waarvoor ze zich hebben ingeschreven en de bijbehorende tijden.

Via ‘Mailings’ aan de linkerzijde zie je een overzicht van gemaakte mailings. Conceptmails of ingeplande mails kunnen nog gewijzigd worden (éénmaal gestuurd is er geen wijziging meer mogelijk)

Via ‘nieuwe mailing’ kun je een bericht opmaken en je vrijwilligers contacteren via mail. Je kunt kiezen wie de mail ontvangt door aan te geven bij stap 2 wie de mail mogen ontvangen.

Je kunt alle vrijwilligers een mail sturen en je hebt de mogelijkheid om per groep je vrijwilligers te benaderen.
Bijvoorbeeld alle vrijwilligers van één specifieke activiteit of team. Je kunt ook kiezen om vrijwilligers die je voorzien hebt van een specifiek label te mailen.

Bij stap 3 van je ‘nieuwe mailing’ kun je een verschillende ‘variabelen’ toevoegen. Naast de naam kun je daar ook kiezen om de link naar de inschrijving nogmaals te sturen. Dit doe je bijvoorbeeld een aantal dagen vóór aanvang van je activiteit als reminder van de tijden e.d.

Maar je kunt ook een algemene mail sturen incl. bijlagens, bijvoorbeeld het rooster, of de omgangsnormen, of informatie hoe ze bij je evenement kunnen komen, waar ze kunnen parkeren en waar ze zich mogen melden. (enzovoorts).

Ja, bij stap 4 van je ‘nieuwe mailing’ kun je een mailadres ingeven om een test te sturen. Je kunt ook de mail opslaan als concept. De mail wordt nog niet verzonden nadat je hebt opgeslagen.

Heb je alle stappen doorlopen, dan zie je bij je overzicht de mail in ‘concept’ staan. Klik op de ‘naam’van de mail om de info te zien. Je kunt daar wijzigen, direct versturen of de verzending inplannen. De mail is altijd te wijzigen tót aan het moment dat deze verzonden is.

Bij een team kan ik aangeven welke catagorieën er beschikbaar moeten zijn. Dat kan bijvoorbeeld zijn ‘ochtenddienst / middagdienst / avonddienst’.
Per dienst kan je dan aangeven binnen welke categorie de dienst valt.

Bij de teams kan je dan ook de volgorde aangeven waarop de diensten moeten worden weergegeven (bij ‘indeling & uitstraling’).
Vervolgens wordt binnen het inschrijfformulier alles netjes per catagorie weergegeven in de ingestelde volgorde.

Als iemand aangeeft ‘ik kan de mail naar mijn inschrijving niet meer terugvinden’ kun je dit op 2 manieren oplossen.
Eerst ga je via ‘alle inschrijvingen’ de inschrijving zoeken op naam van de vrijwilliger. Klik je op het inschrijfnummer dan zie je de inschrijving staan.

Aan de rechterzijde van het overzicht kun je de inschrijving wijzigen, bijvoorbeeld als er een verkeerd emailadres is ingegeven. Daar is ook de mogelijkheid om de bevestigingsmail nogmaals te versturen.

Het is óók mogelijk om (aan de linkerzijde in het overzicht), te klikken op het ‘inschrijfnr’. Je krjig dan het overzicht te zien. De URL die bij de pagina hoort kun je (handmatig) naar de vrijwilliger versturen.

Er zijn wellicht meerdere mensen binnen je organisatie die toegang willen tot het dashboard van je activiteit(en).

Dat kun je doen door bij ‘organisatie/gebruikers’ een nieuwe gebruiker aan te maken, die gebruiker ontvangt dan automatisch een email voor het aanmaken van een eigen wachtwoord.

Bij meerdere gebruikers van het systeem wil je voorkomen dan er (ongewenste) wijzigingen worden doorgevoerd. Bij het aanmaken van een gebruiker zie je, bij de laatste stap,  welke rechten (bevoegdheden) een gebruiker mag krijgen. Is dat ‘Eigenaar’ (hoofdgebruiker), krijgt deze volledige rechten of beperkte rechten.
Beperkte rechten betekend dat alles ingezien kan worden maar (vrijwel) niets gewijzigd kan worden.

Bij bestaande gebruikers kun je, door te klikken op de naam, wijzigingen aanbrengen. Onder andere in de rechten van een gebruiker.

Het kan voorkomen dat je jaarlijks evenement sterk lijkt op dat van vorig jaar. Om alles opnieuw aan te maken is dan veel werk. Ga naar de activiteit van een jaar eerder en klik op het hamburgermenu. Daar zie je de optie ‘Dupliceer activiteit’.

LET OP: Er wordt een 100% gelijke duplicaat gemaakt van de gehele activiteit. Het is niet mogelijk om enkele onderdelen. Dus alle datums en tijden worden overgenomen. Het is dus zaak om (overzichtelijk) alles aan te passen om te zorgen dat het geheel in orde komt voor je nieuwe activiteit.

Wij verwijderen niet automatisch de gegevens van vrijwilligers. Dit omdat zij zich waarschijnlijk vaker gaan inschrijven. Het is echter wél mogelijk om dit handmatig te doen.
Bij de ‘organisatie’ gegevens zie je onderaan ‘Privacy & gegevens’ staan. Klik daar op ‘Gegevens anoniem maken’ (er gebeurd dan nog niets definitief!)

In het scherm wat verschijnt kun je kiezen voor de retentieperiode, oftewel de periode waarin een vrijwilliger niet meer actief is geweest! Is een vrijwilliger elk jaar weer opnieuw ingedeeld in een activiteit dan zal deze niet verwijderd worden als je voor de retentieperiode van 3 jaar gekozen hebt.

LET OP: Als je vervolgens klikt op Anonimiseer gegevens’ dan worden de ingestelde gegevens definitief verwijderd en die kunen we niet meer terugzetten. Vrijwilligers kunnen zich natuurlijk wel altijd opnieuw inschrijven!